1960’larda Kalite Çemberi problem çözme formatı olarak kullanılmaya başlanan "A3" planlama, günümüzde Toyota’da problem çözme, öneriler geliştirme, planlar ve durum gözden geçirmeleri için standart bir format olarak kullanılmaktadır. Aslında önemli olan format değil, onun arkasındaki süreç ve düşünme şekli. Zira, bazı yöneticilerimiz sürekli olarak çalışanlarına işlerini nasıl yapmalarını gerektiğini, problemleri nasıl çözmeleri gerektiğini sürekli hatırlattığından, onların da yaptıkları işlerle ilgili sorumluluk almaktan kaçtıklarından yakınmaktadırlar. Tanıdık geldi değil mi? Yoksa tam da sizin yöneticiniz X Bey ve Y Hanım mı geldi aklınıza? Çoğu yönetici çalışanlarını nasıl yönetmek istediğini henüz tam olarak bilememekte ve bu durumun farkında değiller. Bilinçli ya da bilinçsiz şekilde arada kaldıkları temel durum şu: Problemleri çözmelerini sağlayacak şekilde mi, çeşitli çözümler arasında fikir birliği sağlayacak şekilde mi, yoksa onların da diğer insanları yönlendirmelerini ve onlara rehberlik etmelerini sağlayacak şekilde mi yönetmeli? Eğer çalışanlarınızı problemleri çözmek, sorumluluk almak ve girişimci olmak üzere geliştirecek bir şekilde yönetmek istiyorsanız A3 sürecini kullanmayı denemelisiniz.
A3 süreci büyük veya küçük, bütün planları veya raporları bir sayfa üzerinde gösterir; sol üstten başlanarak sağ alta doğru hazırlanır ve herkesin anlayabileceği görsel, az ve öz bir hikaye anlatır. A3 süreci içinde PUKÖ (planla/uygula/kontrol et/önlem al) süreci yer alır, gerçek problemler, temel nedenler ve karşı önlemler arasındaki bağlantıyı netleştirir, örgütsel öğrenmenin bir aracı olarak kullanılır, gerçeklere dayalı kararlar alınmasını mümkün kılar.
Doğru sorular sormanın doğru cevaplar vermekten daha önemli olduğu bilinciyle iyi sorular sormak için standart bir yapı sağlayan A3 süreciyle ilgili en güzel kaynak orjinal adı “Managing to Learn” olan ve John Shook tarafından yazılmış bir kitap. Kendi dilimde öğrenmek isterim diyenler için de "Öğrenmeyi Yönetmek" adıyla Türkçe'ye Ayşe Soydan tarafından çevrilmiş bu kitap. A3 sürecinin bir şirket içinde nasıl uygulanacağı, bu sürecin altında yatan düşünme şeklinin ne olduğu üzerine açıklamaları bu kitapta ayrıntılarıyla bulabilirsiniz. John Shook, 1980lerde Japonya'da genç Toyota yöneticileri ile yan yana çalıştığı sırada öğrendiği yönetim süreçlerini tanıttığı kitabını, bir yönetici ile bağlı olduğu patronu arasında geçen bir diyalog olarak yapılandırılmış ve problemleri ve zorlukları tanımlamada, sınırlarını belirlemede ve daha sonra onları çözmede “A3 düşünme”nin yöneticilere nasıl yardımcı olacağını anlatmış. John Shook, bu yaklaşımı “Toyota’nın beceri geliştirme ve sürekli olarak bilgi ve yeteneklerini derinleştirme sisteminin anahtarı” olarak tanımlamış.
Uzun lafın özeti; bu kitapta anlatılan yönetim ve iş uygulamalarının, onları ciddi bir şekilde ele alan ve çaba gösteren her profesyonele büyük bir fayda sağlayacağına inanıyorum.
Keyifli okumalar :)
